06 tháng 11 2025| 5 phút đọc
Trong khi nhiều phòng khám đang đau đầu tìm cách thu hút thêm bệnh nhân, thì có một thực tế ít ai để ý:
15-20% doanh thu của họ đang “chảy” ra ngoài mỗi tháng mà không ai nhận ra. Điều đáng nói là con số này không đến từ việc khách hàng giảm, cũng chẳng phải do chi phí thuê mặt bằng hay lương bác sĩ tăng mà nằm ở chính quy trình vận hành, thu phí và chăm sóc bệnh nhân hằng ngày.
Đó là “vết nứt ngầm” trong doanh thu của hầu hết phòng khám tư nhân, nơi mỗi sai sót nhỏ trong quy trình có thể khiến hàng triệu đồng biến mất mà không ai kịp nhận ra.
Trong lĩnh vực y tế, các chuyên gia gọi hiện tượng này là revenue leakage – thất thoát doanh thu. Nó xảy ra khi phòng khám đã cung cấp dịch vụ thật, bệnh nhân đã được khám, đã xét nghiệm, đã chụp phim… nhưng tiền lại không được thu đủ, thu đúng hoặc bị thất lạc trong quy trình.
Ở Việt Nam, phần lớn phòng khám tư vẫn đang vận hành theo cách thủ công hoặc bán thủ công nhân viên ghi sổ, tính tiền bằng Excel, gửi tin nhắn nhắc hẹn qua Zalo cá nhân. Những quy trình tưởng chừng nhỏ nhặt ấy lại chính là “cửa ngõ” khiến 15-20% doanh thu bị mất đi một cách âm thầm.
Theo thống kê của nhiều tổ chức quản trị y tế quốc tế, có tới 19% cơ sở y tế bị thất thoát trên 20% doanh thu mỗi năm, trong khi 40% khác ghi nhận mức thất thoát ít nhất 10%. Với một phòng khám doanh thu trung bình 800 triệu/tháng, con số 15-20% tương đương 120-160 triệu đồng mỗi tháng một khoản tiền đủ để thuê thêm nhân viên, nâng cấp thiết bị, hay triển khai chiến dịch marketing mới.
Điều đáng sợ nhất là: phòng khám hiếm khi phát hiện ra những thất thoát này cho đến khi tài chính bắt đầu “tụt dốc” và dòng tiền trở nên nghẹt thở.
Rất nhiều chủ phòng khám nghĩ rằng: “Doanh thu thấp là do bệnh nhân giảm.” Nhưng sự thật là doanh thu bị thất thoát còn vì quản lý lỏng lẻo, dữ liệu rời rạc, và quy trình thiếu kết nối.
Khi bệnh nhân đến khám, hành trình của họ không chỉ là gặp bác sĩ. Họ phải đăng ký, thanh toán, nhận kết quả, tái khám, nhận nhắc hẹn… Trong mỗi bước này, nếu thông tin không được quản lý chặt, tiền có thể “rơi” ở bất kỳ đâu.
Ví dụ, một bệnh nhân đến khám mắt, được chỉ định đo khúc xạ, soi đáy mắt và làm xét nghiệm đường huyết. Nếu nhân viên thu phí bỏ sót một dịch vụ trong phiếu thu, phòng khám đã mất doanh thu mà không hề hay biết. Hoặc khi bệnh nhân bảo hiểm đến khám, thông tin thẻ bảo hiểm bị nhập sai, khiến hồ sơ bị từ chối thanh toán phòng khám phải tự gánh chi phí.
Ngay cả khi dịch vụ được ghi đủ, nhiều phòng khám vẫn “thất thoát” vì quy trình nhắc hẹn và chăm sóc sau khám chưa được tự động hóa. Một bệnh nhân tái khám sau 3 tháng nhưng không được nhắc lịch, hoặc không biết kết quả xét nghiệm của mình đã có họ có xu hướng quên hoặc chuyển sang phòng khám khác. Vậy là phòng khám vừa mất doanh thu tái khám, vừa mất luôn một khách hàng thân thiết.
Bác sĩ giỏi, chuyên môn vững chưa đủ để giữ doanh thu ổn định. Một hệ thống quản lý rời rạc, dựa vào con người quá nhiều sẽ luôn tạo ra khoảng trống.
Phòng khám có thể có 5 nhân viên lễ tân, 3 nhân viên thu ngân, nhưng nếu không có hệ thống quản lý đồng bộ, thì mỗi người vẫn làm việc “trong thế giới riêng”. Một người thu tiền, người khác nhập dữ liệu, người khác lưu kết quả, chỉ cần một bước sai là thông tin không khớp, báo cáo lệch, và doanh thu thực tế bị giảm.
Chưa kể, nhiều phòng khám hiện nay vẫn chưa có công cụ kiểm soát và đối soát doanh thu theo dịch vụ. Bác sĩ chỉ biết số lượng bệnh nhân mình khám, còn chủ phòng khám lại không rõ hôm nay bao nhiêu ca đã thanh toán, bao nhiêu ca còn nợ, bao nhiêu dịch vụ bị bỏ sót.
Trong một thị trường y tế cạnh tranh khốc liệt, những “vết nứt” nhỏ này tích tụ dần thành một lỗ hổng lớn.
Nếu coi doanh thu của phòng khám là “mạch máu”, thì chăm sóc bệnh nhân chính là trái tim bơm máu. Nhưng đáng tiếc, nhiều phòng khám lại để trái tim này “ngủ quên”.
Bệnh nhân ngày nay không chỉ cần bác sĩ giỏi, mà còn muốn được nhắc lịch tái khám, biết kết quả xét nghiệm nhanh chóng, được tư vấn sau khám, được chúc mừng sinh nhật hay nhận khuyến mãi định kỳ. Tất cả những điều đó giúp họ cảm thấy được quan tâm và quay lại.
Khi phòng khám không có hệ thống chăm sóc tự động, bệnh nhân thường bị “bỏ quên” sau lần khám đầu tiên. Mỗi ngày trôi qua mà không có tương tác, khả năng họ quay lại giảm dần. Và nếu không có công cụ theo dõi lịch hẹn, tỷ lệ bỏ lịch (bệnh nhân đặt lịch nhưng không tới) có thể lên tới 20-30% nghĩa là phòng khám đang mất doanh thu ngay trên lịch làm việc của mình.
Điều đáng buồn là, phòng khám thường không hề biết rằng mình “mất” những ca này vì không có báo cáo nào chỉ ra. Vòng xoáy này cứ lặp lại, và cuối cùng doanh thu tụt dần mà không rõ nguyên nhân.
Thực tế, doanh thu phòng khám bị thất thoát không đến từ một lý do duy nhất. Nó là tổng hợp của nhiều sai sót nhỏ, nhiều lỗ hổng nhỏ, từ khâu tiếp đón, thanh toán, đến quản lý hồ sơ và chăm sóc.
Một nhân viên nhập sai thông tin – phòng khám mất tiền bảo hiểm.
Một bác sĩ quên ghi dịch vụ – phòng khám mất phí xét nghiệm.
Một bệnh nhân quên tái khám – phòng khám mất doanh thu tái khám.
Một ca khám không được ghi nhận đầy đủ – phòng khám mất dữ liệu đánh giá.
Khi cộng tất cả lại, con số 15-20% thất thoát là hoàn toàn có thật. Và điều nguy hiểm là những thất thoát này không thể nhìn thấy ngay bằng mắt thường, vì chúng phân tán trong hàng trăm giao dịch nhỏ mỗi ngày.
Các chuỗi phòng khám lớn hoặc cơ sở y tế đã chuyển đổi số sớm đang bắt đầu “khóa chặt” các điểm thất thoát bằng công nghệ.
Thay vì quản lý thủ công, họ áp dụng hệ thống nhắc lịch, quản lý bệnh nhân và doanh thu tự động. Khi bệnh nhân đặt lịch, hệ thống tự động gửi thông báo nhắc; khi bác sĩ hoàn tất dịch vụ, hệ thống tự động ghi nhận và đối chiếu với bảng giá; khi có dịch vụ chưa thanh toán, hệ thống gửi cảnh báo ngay.
Cùng lúc đó, các công cụ quản trị hiện đại giúp chủ phòng khám có thể xem báo cáo doanh thu theo bác sĩ, dịch vụ, ca khám hoặc chi nhánh ngay trên điện thoại. Mọi thứ minh bạch, rõ ràng, và không còn phụ thuộc vào “ai nhớ – ai quên”.
Nhờ vậy, doanh thu không chỉ được bảo toàn mà còn tăng lên nhờ bệnh nhân quay lại thường xuyên hơn và tỷ lệ bỏ lịch giảm đáng kể.
Trong bối cảnh ngành y tế đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, phòng khám nào biết tận dụng công nghệ sớm sẽ là người đi trước. Công nghệ không thay thế bác sĩ – nó chỉ giúp bác sĩ và chủ phòng khám bớt mất thời gian vì những việc không cần thiết, và quan trọng hơn là giữ chặt từng đồng doanh thu đã đổ mồ hôi làm ra.
Một ví dụ điển hình tại Việt Nam là giải pháp AddyCare, nền tảng hỗ trợ phòng khám triển khai Zalo Mini App và hệ thống chăm sóc khách hàng tự động. Thông qua AddyCare, phòng khám có thể:
Điều quan trọng là, AddyCare không yêu cầu phòng khám phải thay đổi phần mềm hiện có – có thể triển khai độc lập trong vòng 5-7 ngày, dễ dàng kết nối với mọi quy trình đang vận hành.
Khi “vết nứt doanh thu” được bịt kín, phòng khám không chỉ giữ được tiền mà còn xây dựng được niềm tin và sự gắn bó lâu dài với bệnh nhân, yếu tố sống còn trong kỷ nguyên y tế cạnh tranh hiện nay.
Doanh thu phòng khám không chỉ mất đi vì ít bệnh nhân mà còn vì quản lý rời rạc, dữ liệu rối rắm và thiếu kết nối chăm sóc. 15-20% doanh thu bị thất thoát mỗi tháng không phải do ai khác, mà do chính những lỗ hổng vận hành chưa được khép kín.
Đã đến lúc các phòng khám nhìn lại cách mình đang quản lý, không chỉ để cắt giảm chi phí mà còn để giữ lại từng đồng doanh thu xứng đáng. Và với những giải pháp chuyển đổi số đơn giản như AddyCare, việc đó chưa bao giờ dễ dàng và hiệu quả đến thế.