12 tháng 11 2025| 5 phút đọc
Bạn có bao giờ tự hỏi, vì sao dù lượng khách mới ổn định, phòng khám vẫn không thể tăng trưởng như mong đợi?
Một trong những nguyên nhân lớn nhất – nhưng lại ít được chú ý – chính là việc bệnh nhân quên tái khám.
Không ít chủ phòng khám cho rằng, khi bệnh nhân rời đi với kết quả điều trị tốt, họ sẽ tự quay lại. Nhưng thực tế, trong guồng quay bận rộn, việc quên lịch tái khám hoặc bỏ hẹn là điều rất thường gặp.
Và điều này đang khiến một phần doanh thu của phòng khám âm thầm “bốc hơi” mỗi tháng.
Việc bệnh nhân không đến tái khám đúng hẹn không chỉ khiến phòng khám mất đi doanh thu của ca khám đó, mà còn tạo ra hàng loạt hệ lụy khác:
Nguồn lực bị lãng phí: Bác sĩ, phòng điều trị, thiết bị… đều được chuẩn bị sẵn sàng cho ca khám, nhưng lại bị bỏ trống.
Giảm hiệu quả vận hành: Lịch hẹn bị xáo trộn, gây khó khăn cho việc sắp xếp nhân sự, đặc biệt trong những ngày cao điểm.
Ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng khác: Khi bệnh nhân không đến, khung giờ đó đáng lẽ có thể dành cho người khác đang cần khám gấp.
Những thất thoát nhỏ này tích lũy lại thành khoản tổn thất đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận của phòng khám.
Phần lớn phòng khám hiện nay vẫn dựa vào lễ tân hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng để gọi điện nhắc lịch bệnh nhân.
Nhưng thực tế, đây là công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ và rất dễ sai sót, đặc biệt khi số lượng bệnh nhân tăng cao.
Những lỗi phổ biến có thể kể đến:
Quên gọi hoặc nhắc sai giờ khám.
Không thể liên hệ được do bệnh nhân đổi số hoặc không bắt máy.
Nhầm lẫn giữa các lịch hẹn, dẫn đến chồng lịch hoặc mất lịch.
Hệ thống nhắc hẹn thủ công không chỉ làm tăng khối lượng công việc cho nhân viên, mà còn tạo ra rủi ro mất khách khi bệnh nhân cảm thấy quy trình thiếu chuyên nghiệp hoặc bị bỏ quên.
Một số phòng khám đầu tư vào phần mềm quản lý, nhưng nếu hệ thống này không tự động gửi thông báo đến bệnh nhân, thì việc “quên tái khám” vẫn diễn ra như cũ.
Khi không có dữ liệu đầy đủ, chủ phòng khám không thể đánh giá chính xác tỷ lệ tái khám, tỷ lệ bỏ hẹn hay doanh thu tiềm năng bị mất đi.
Phần lớn dữ liệu nằm rải rác trong sổ sách, file Excel hoặc được ghi tay – dẫn đến việc tổng hợp chậm và thiếu chính xác.
Điều này khiến phòng khám rơi vào trạng thái “điều hành bằng cảm giác” thay vì dựa trên số liệu thực tế.
Chủ phòng khám có thể không nhận ra rằng, chỉ trong vài tuần, tỷ lệ bệnh nhân quay lại đã giảm mạnh – cho đến khi doanh thu tụt xuống rõ rệt.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhân sự thủ công, các phòng khám hiện đại đang lựa chọn hướng đi mới:
Ứng dụng nền tảng Zalo – nơi bệnh nhân đã quen thuộc – để tự động hóa quy trình chăm sóc và nhắc hẹn.
AddyCare mang đến giải pháp Mini App Zalo – một công cụ số hóa được thiết kế riêng cho mô hình phòng khám, giúp:
Nhắc lịch tái khám tự động qua Zalo: Bệnh nhân nhận tin nhắn cá nhân hóa, có thể xác nhận hoặc thay đổi lịch hẹn chỉ bằng một chạm.
Cập nhật lịch sử khám và lời khuyên sức khỏe: Bệnh nhân có thể tra cứu thông tin điều trị trước đó, xem nhắc nhở uống thuốc hoặc lịch tái khám định kỳ.
Hỗ trợ lễ tân giảm tải công việc: Thay vì phải gọi điện hàng giờ, hệ thống tự động gửi tin nhắn đúng thời điểm.
Kết nối liền mạch: Mọi thông tin diễn ra trong Zalo – nền tảng mà hầu hết người Việt đang sử dụng hằng ngày.
Điểm mạnh của AddyCare là tính ứng dụng cao, dễ triển khai và không yêu cầu phòng khám đầu tư hạ tầng phức tạp.
Chỉ trong thời gian ngắn, phòng khám có thể sở hữu một “trợ lý ảo” hoạt động 24/7, giúp việc chăm sóc khách hàng trở nên tự động và chuyên nghiệp.
AddyCare không hứa hẹn những con số tăng trưởng phi thực tế.
Thay vào đó, hệ thống tập trung vào 3 giá trị cốt lõi mà bất kỳ phòng khám nào cũng cần trong quá trình vận hành:
a. Ổn định doanh thu nhờ kiểm soát lịch hẹn
Khi lịch tái khám được nhắc tự động, tỷ lệ bệnh nhân quay lại sẽ ổn định hơn.
Điều này giúp phòng khám giữ được nhịp doanh thu đều đặn, tránh những giai đoạn “vắng khách bất ngờ” do bệnh nhân quên hẹn.
b. Tối ưu nguồn lực nhân sự
Tự động hóa giúp giảm tải khối lượng công việc cho lễ tân, từ đó họ có thể tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn như chăm sóc khách tại chỗ hoặc hỗ trợ bác sĩ.
c. Nâng cao trải nghiệm bệnh nhân
Nhận được lời nhắc lịch thân thiện, đúng thời điểm và dễ thao tác – bệnh nhân sẽ cảm thấy phòng khám quan tâm và chuyên nghiệp hơn.
Đây là yếu tố quan trọng giúp tăng niềm tin và lòng trung thành với thương hiệu phòng khám.
AddyCare không chỉ gửi tin nhắn nhắc lịch. Hệ thống còn giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu như: số lượng lịch hẹn, tỷ lệ bệnh nhân quay lại, thời điểm cao điểm trong tuần...
Từ đó, chủ phòng khám có thể:
Dự đoán được nhu cầu nhân sự theo mùa.
Nhận biết thời điểm cần điều chỉnh dịch vụ hoặc khuyến mãi.
Quản lý doanh thu hiệu quả hơn dựa trên dữ liệu thực.
Dữ liệu rõ ràng là nền tảng giúp phòng khám ra quyết định nhanh, chính xác và dựa trên bằng chứng, thay vì cảm tính.
Khác với các kênh mạng xã hội khác, Zalo có độ phủ và khả năng tiếp cận cao tại Việt Nam, đặc biệt với nhóm người dùng trung niên – tệp bệnh nhân chính của nhiều phòng khám.
Thay vì yêu cầu người bệnh tải ứng dụng riêng hay đăng ký tài khoản mới, AddyCare tận dụng Zalo Mini App để kết nối trực tiếp.
Điều này mang lại lợi thế:
Bệnh nhân dễ tiếp cận, không rào cản kỹ thuật.
Tin nhắn nhắc lịch có tỷ lệ mở cao hơn so với SMS.
Thông tin liên lạc được lưu trữ an toàn trong nền tảng đáng tin cậy.
Đây chính là hướng đi thực tế, tiết kiệm và hiệu quả lâu dài cho phòng khám đang trong quá trình chuyển đổi số.
Rất nhiều chủ phòng khám nghĩ rằng chuyển đổi số là đầu tư tốn kém, phức tạp, cần hạ tầng lớn.
Nhưng thực tế, bước đầu tiên của chuyển đổi số có thể đơn giản như tự động hóa nhắc lịch và chăm sóc bệnh nhân.
Chính từ những bước nhỏ này, phòng khám sẽ:
Duy trì được lượng bệnh nhân trung thành.
Tăng uy tín nhờ quy trình chuyên nghiệp, minh bạch.
Tạo nền tảng để triển khai các hoạt động marketing và quản trị hiệu quả hơn trong tương lai.
AddyCare không chỉ triển khai phần mềm rồi rời đi. Đội ngũ chuyên viên của AddyCare đồng hành trong quá trình vận hành thực tế, hỗ trợ phòng khám xây dựng quy trình nhắc hẹn, truyền thông nội bộ và hướng dẫn sử dụng công cụ hiệu quả.
Giải pháp được thiết kế tùy biến theo từng mô hình phòng khám, từ nha khoa, sản phụ khoa, cơ xương khớp, đến đa khoa hoặc chuyên khoa nhi.
Mục tiêu của AddyCare không phải là “thay đổi hoàn toàn hệ thống”, mà là giúp phòng khám hoạt động mượt mà hơn, tự động hơn và chuyên nghiệp hơn từng ngày.
Mỗi cuộc hẹn bị quên không chỉ là một lịch trống, mà còn là cơ hội chăm sóc bị bỏ lỡ.
Khi bệnh nhân không quay lại, phòng khám không chỉ mất doanh thu, mà còn mất dần mối quan hệ gắn bó đã xây dựng.