08 tháng 11 2025| 5 phút đọc
Một ngày làm việc của bác sĩ thường không chỉ xoay quanh chuyên môn khám chữa. Nhiều người dành hàng giờ để gọi điện nhắc bệnh nhân, sắp xếp lịch làm việc, hoặc nhập liệu hành chính.
Theo Báo cáo Khảo sát Thu nhập Bác sĩ Medscape 2024 (Medscape Physician Compensation Report 2024), trung bình các bác sĩ dành gần 20% quỹ thời gian mỗi tuần cho những công việc không liên quan trực tiếp đến chuyên môn y tế.
Nói cách khác, nhiều bác sĩ hiện đang phải dành phần lớn năng lượng cho các tác vụ hành chính và quản lý, thay vì tập trung vào chuyên môn khám chữa bệnh. Điều này không chỉ khiến bác sĩ mệt mỏi và quá tải, mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của bệnh nhân: lịch hẹn bị bỏ lỡ, thời gian chờ đợi kéo dài, hoặc thậm chí là lỡ mất các buổi tái khám quan trọng.
Đặc biệt, với những bác sĩ vừa công tác tại bệnh viện vừa quản lý phòng khám tư, lượng thời gian bị chiếm dụng bởi các công việc hành chính có thể cao hơn đáng kể.
Lý do chính bắt nguồn từ việc nhiều phòng khám vẫn quản lý lịch hẹn bằng Excel hoặc sổ tay. Mỗi thay đổi nhỏ như bệnh nhân hủy lịch đột xuất hoặc dời giờ khám đều khiến quy trình bị gián đoạn. Việc gọi điện nhắc lịch không chỉ tốn thời gian mà còn dễ bỏ sót, nhất là khi khối lượng bệnh nhân tăng. Từ đó, tình trạng bỏ hẹn diễn ra thường xuyên, gây thiệt hại 10–15% doanh thu hàng tháng theo thống kê nội bộ của nhiều phòng khám tư.
Trong bối cảnh đó, các bác sĩ đang dần tìm đến những giải pháp số hóa quy trình phòng khám để tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho chuyên môn. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là: làm sao để quản lý lịch khám hiệu quả mà vẫn duy trì chất lượng chuyên môn?
Quản lý lịch hẹn nghe có vẻ đơn giản: ghi nhận yêu cầu, sắp lịch và nhắc bệnh nhân đến đúng giờ. Nhưng thực tế, quy trình này bao gồm nhiều bước nhỏ và phụ thuộc vào yếu tố con người.
Nếu sử dụng bảng Excel hoặc sổ tay giấy, nhân viên phải nhập liệu thủ công, dễ trùng lặp hoặc bỏ sót. Khi khối lượng bệnh nhân tăng, việc theo dõi lịch khám tái khám tự động gần như không thể. Bác sĩ cũng phải dành thời gian xử lý các tình huống phát sinh: bệnh nhân hủy lịch, dời giờ, hoặc quên đến khám.
Ngoài ra, nhiều phòng khám hiện có nhiều bác sĩ làm việc ở nhiều cơ sở, khiến việc điều phối lịch càng phức tạp. Nếu không có hệ thống đồng bộ, dễ xảy ra trùng lịch hoặc quá tải tại một điểm khám. Kết quả là, bác sĩ và nhân viên hành chính phải dành hàng giờ mỗi ngày cho những công việc không liên quan trực tiếp đến khám chữa bệnh.
Thay vì quản lý rải rác, nhiều bác sĩ đang chuyển sang hệ thống tập trung trên một app quen thuộc như Zalo. Ví dụ, với AddyCare, lịch khám đa cơ sở được đồng bộ tự động, giúp bác sĩ tránh trùng giờ mà không cần phải làm gì quá phức tạp.
Khi ngành y tế đang chuyển mình mạnh mẽ theo hướng chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý lịch hẹn trở thành bước đi tất yếu. Phần mềm quản lý lịch hẹn cho bác sĩ không chỉ giúp ghi nhận lịch khám nhanh hơn mà còn tự động nhắc lịch hẹn cho bệnh nhân, giảm thiểu rủi ro sai sót.
Thực tế, nhiều phòng khám vẫn đang ngại đổi mới. Họ lo sợ mất thời gian làm quen, chi phí cao hoặc quy trình quá phức tạp. Tuy nhiên, khi những công cụ như AddyCare xuất hiện, cách nhìn dần thay đổi.
AddyCare hoạt động ngay trên nền tảng Zalo, ứng dụng mà hầu hết bác sĩ và bệnh nhân đều sử dụng hằng ngày. Việc đặt lịch, nhắc lịch hay theo dõi tái khám được thực hiện tự động, giúp giảm 30% thời gian quản lý hành chính mà không cần phần mềm phức tạp hay thiết bị chuyên biệt.
Chẳng hạn, thay vì phải gọi điện xác nhận lịch khám, hệ thống tự động gửi tin nhắn nhắc lịch qua Zalo, đồng thời ghi nhận phản hồi của bệnh nhân. Nếu bệnh nhân bận hoặc muốn dời lịch, thông tin sẽ được cập nhật ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp giảm sai sót, mà còn tăng tỷ lệ tái khám và giảm ca bỏ hẹn vấn đề khiến nhiều phòng khám thất thoát 10–15% doanh thu mỗi tháng.
Một bác sĩ giỏi không chỉ cần chuyên môn vững mà còn phải biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Khi các công việc hành chính được tự động hóa, bác sĩ có thể dành nhiều năng lượng hơn cho bệnh nhân và nghiên cứu chuyên môn, nghiên cứu hoặc mở rộng dịch vụ.
Danh tiếng của bác sĩ và phòng khám được hình thành không chỉ nhờ chuyên môn mà còn nhờ trải nghiệm mà bệnh nhân nhận được. Một quy trình đặt lịch rõ ràng, nhắc hẹn đúng giờ, chăm sóc sau khám chu đáo sẽ giúp bệnh nhân cảm thấy được quan tâm và tin tưởng hơn.
AddyCare có thể giúp tối ưu hóa 30% thời gian quản lý phòng khám, mở ra cách tiếp cận mới: quản lý hiệu quả, giao tiếp thuận tiện và chăm sóc bệnh nhân chu đáo hơn. Với công nghệ vận hành trên Zalo nền tảng quen thuộc và dễ sử dụng, các phòng khám có thể bắt đầu quá trình số hóa mà không cần đầu tư lớn. Mang tới giải pháp giúp phòng khám vận hành bền vững, tăng năng suất mà không cần tăng nhân sự.