Vì Sao Doanh Thu Phòng Khám Giảm? Phân Tích Toàn Diện Và Giải Pháp Khôi Phục Tăng Trưởng

Trong vài năm gần đây, rất nhiều phòng khám gặp phải tình trạng doanh thu giảm, thậm chí giảm sâu dù đội ngũ bác sĩ vẫn giỏi, cơ sở vật chất vẫn ổn định và lượng khách cũ từng rất tốt. Điều này đặt ra một câu hỏi lớn: Vì sao doanh thu phòng khám giảm, và điều gì đang thực sự xảy ra phía sau những con số?
 Để trả lời rõ ràng, cần nhìn doanh thu của phòng khám như một chuỗi vận hành liên tục, nơi mỗi điểm chạm đều có thể ảnh hưởng đến lượng bệnh nhân và giá trị của họ. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết những nguyên nhân cốt lõi, cách chúng liên kết với nhau và làm thế nào phòng khám có thể nhanh chóng phục hồi tăng trưởng.

1. Sự Sụt Giảm Bệnh Nhân Mới – Nguyên Nhân Lớn Nhất Khi Doanh Thu Phòng Khám Giảm

Không có bệnh nhân mới, không có “dòng máu” nuôi doanh thu. Đây là vấn đề đầu tiên và phổ biến nhất mà nhiều phòng khám gặp phải.

1.1. Phòng khám không còn được tìm thấy trên kênh online

Thói quen bệnh nhân đã thay đổi: trước khi đi khám, họ tìm kiếm thông tin trên Google, kiểm tra đánh giá trên bản đồ, xem fanpage, vào Zalo hoặc TikTok để xem phòng khám có uy tín hay không.
 Vì vậy, nếu phòng khám không xuất hiện ở những nơi bệnh nhân cần – hoặc xuất hiện nhưng nội dung nghèo nàn, không tạo được niềm tin – lượng bệnh nhân mới tự nhiên giảm.

1.2. Đánh giá xấu khiến bệnh nhân ngần ngại

Một phòng khám có vài đánh giá 1 sao trên Google Maps dễ mất từ 20–40% bệnh nhân tiềm năng. Khi không kiểm soát danh tiếng, không xử lý nhận xét tiêu cực hoặc không thu thập đủ các phản hồi tích cực, hình ảnh phòng khám sẽ bị đánh giá thấp hơn thực tế.

1.3. Cạnh tranh mạnh từ các phòng khám khác

Nếu đối thủ có website chuẩn SEO, có Mini App Zalo đặt lịch nhanh, chăm sóc tự động, hoặc quảng cáo thường xuyên, họ sẽ xuất hiện dày đặc ở những nơi bệnh nhân tìm kiếm. Khi đó, lượng bệnh nhân mới của phòng khám suy giảm dù chất lượng chuyên môn vẫn tốt.

2. Tỷ Lệ Bệnh Nhân Quay Lại Giảm – Nguyên Nhân “Âm Thầm” Nhưng Nghiêm Trọng

Một phòng khám bền vững luôn phụ thuộc vào bệnh nhân quay lại. Nhưng thực tế cho thấy 60–70% phòng khám không có hệ thống theo dõi sau khám, không nhắc lịch tái khám và không duy trì tương tác với bệnh nhân. Điều này khiến doanh thu giảm mạnh mà không ai nhận ra.

2.1. Bệnh nhân quên tái khám

Bác sĩ dặn tái khám sau 7 ngày, nhưng nếu không có tin nhắn nhắc lịch, bệnh nhân sẽ… quên. Đây là thất thoát doanh thu rất lớn trong các phòng khám cơ xương khớp, da liễu, nha khoa hoặc nội tổng quát – nơi điều trị kéo dài.

2.2. Không chăm sóc bệnh nhân sau khi rời phòng khám

Nhiều phòng khám nghĩ rằng “khám xong là xong”, nhưng bệnh nhân lại cần:

• Hỏi thăm tiến triển sau vài ngày
• Hướng dẫn sử dụng thuốc
• Lời khuyên chăm sóc

• Xử lý thắc mắc sau khám

  Khi không có bất kỳ tương tác nào, bệnh nhân không cảm thấy được quan tâm và dễ chuyển sang nơi khác có sự chăm sóc bài bản hơn.

2.3. Không có công cụ quản lý lịch sử khám

Ở các phòng khám hiện đại, bệnh nhân có thể xem lại kết quả khám, toa thuốc, lịch tái khám trên Mini App Zalo. Nhưng ở nhiều phòng khám khác, bệnh nhân phải nhớ tất cả. Điều này tạo cảm giác bất tiện và khiến họ mất động lực quay lại.

3. Trải Nghiệm Khám Chữa Bệnh Kém – Khi Bệnh Nhân Bỏ Cuộc Trước Khi Khám

Nguyên nhân khiến doanh thu phòng khám giảm không chỉ do thiếu khách mới, mà còn do bệnh nhân đến nơi nhưng bỏ về vì quy trình chậm hoặc không thuận tiện.

3.1. Thời gian chờ đợi lâu

Khi không có hệ thống đặt lịch online, bệnh nhân thường dồn vào một số khung giờ nhất định. Họ đến lúc 8 giờ nhưng có thể phải chờ đến 10 giờ mới được khám. Một trải nghiệm như vậy khiến bệnh nhân không quay lại, thậm chí không hoàn thành buổi khám.

3.2. Quy trình thủ công làm giảm công suất khám

Ghi hồ sơ giấy, tìm phiếu khám thủ công, nhập lại thông tin nhiều lần… khiến mỗi bệnh nhân tốn thêm từ 3–5 phút. Điều này làm giảm tổng số bệnh nhân có thể tiếp nhận trong ngày, khiến doanh thu bị khoá trần bởi sự chậm trễ.

3.3. Nhân viên thiếu đào tạo bài bản

Lễ tân xử lý chậm, tư vấn thiếu thuyết phục hoặc thái độ không tốt làm bệnh nhân cảm thấy không được tôn trọng. Điều này trực tiếp khiến họ không quay lại hoặc không chọn các dịch vụ giá trị cao.

4. Dịch Vụ Không Còn Cạnh Tranh – Khi Thị Trường Thay Đổi Nhưng Phòng Khám Không Thay Đổi

Một nguyên nhân quan trọng làm doanh thu phòng khám giảm nữa là dịch vụ không còn phù hợp với nhu cầu thị trường.

4.1. Danh mục dịch vụ lỗi thời

Đối thủ có gói khám tổng quát, combo điều trị, dịch vụ trọn gói, công nghệ mới… trong khi phòng khám chỉ cung cấp dịch vụ đơn lẻ.
 Bệnh nhân ngày càng muốn trải nghiệm trọn vẹn, rõ ràng, tiện lợi và cam kết hiệu quả.

4.2. Mức giá không hợp lý

Giá quá cao so với thị trường nhưng không giải thích được lý do → bệnh nhân cảm thấy không xứng đáng.Giá quá thấp → bệnh nhân nghi ngờ chất lượng. Cả hai đều làm giảm tỷ lệ chốt dịch vụ.

5. Marketing Không Hiệu Quả – Khi Chi Tiêu Tăng Nhưng Doanh Thu Không Tăng

Rất nhiều phòng khám chi rất nhiều tiền cho marketing nhưng không đem lại bệnh nhân.

5.1. Không có chiến lược dài hạn

Nhiều phòng khám chạy quảng cáo theo cảm tính, dựa vào vài bài viết rời rạc, không có kế hoạch 3–6 tháng. Điều này khiến hoạt động marketing thiếu tính liên tục và không tạo được thương hiệu.

5.2. Không đo lường hiệu quả

Không tracking nguồn khách – không biết khách đến từ đâu, chiến dịch nào hiệu quả, nội dung nào tạo chuyển đổi. Do đó, tiền quảng cáo bị lãng phí vào những kênh không đem lại bệnh nhân thật.

5.3. Không khai thác khách hàng cũ

Hơn 70% doanh thu trong các phòng khám lớn đến từ khách hàng quay lại.
 Nhưng nhiều phòng khám không remarketing, không chăm sóc qua Zalo, không gửi ưu đãi, không cá nhân hoá lời nhắc – dẫn đến mất tệp khách quan trọng nhất.

6. Yếu Tố Ngoại Cảnh – Khi Thị Trường Tác Động Trực Tiếp Đến Doanh Thu

Kinh tế suy giảm, thu nhập người dân giảm, thói quen tiêu dùng thay đổi khiến nhiều bệnh nhân cắt giảm các chi phí không cấp thiết. Ngoài ra, thay đổi về chính sách BHYT, quy định hành nghề y, chi phí vật tư tăng… cũng khiến chi phí vận hành tăng nhanh hơn doanh thu.

7. Thiếu Quản Trị Dựa Trên Dữ Liệu – Khi Phòng Khám Không Biết Vì Sao Mình Giảm Doanh Thu

Một vấn đề lớn là nhiều phòng khám không có hệ thống báo cáo theo ngày/tuần/tháng.
 Không có dữ liệu nghĩa là không có khả năng ra quyết định.

Phòng khám không biết:

• Dịch vụ nào giảm mạnh
• Bác sĩ nào có hiệu suất thấp
• Nhóm bệnh nhân nào biến mất
• Tỷ lệ quay lại giảm bao nhiêu
• Chi phí marketing đang lãng phí ở đâu

Và như vậy, doanh thu giảm nhưng không ai biết lý do để khắc phục.

Doanh Thu Phòng Khám Giảm Không Phải Do Một Nguyên Nhân, Mà Là Chuỗi Liên Kết

Nhìn tổng thể, tất cả nguyên nhân đều xoay quanh ba yếu tố cốt lõi:

1. Không có khách mới
2. Khách cũ không quay lại
3. Trải nghiệm và vận hành kém khiến khách bỏ đi

Phòng khám muốn phục hồi phải xử lý đồng thời cả ba nhóm vấn đề này. Khi marketing được tối ưu, trải nghiệm được cải thiện, bệnh nhân được chăm sóc dài hạn và vận hành được tự động hóa, doanh thu không chỉ tăng trở lại mà còn có thể tăng nhanh, tăng bền vững.